Auf der Grundlage der vom Vereinsregister bestätigten Satzung übernehmen die von der Mitgliederversammlung gewählten Vertreter des geschäftsführenden Präsidiums die Vereinsführung für jeweils 3 Jahre im Ehrenamt.

Zusammen organisieren sie die gesamte Vereinstätigkeit, also den in der Satzung vorgegebenen „Zweckbetrieb“ des gemeinnützigen Vereins und realisieren die gefassten Beschlüsse der Mitgliederversammlung.

Weitere Arbeitsgremien für die Bewältigung organisatorischer Aufgaben beruft das Präsidium. Sie ermöglichen - auf der Grundlage von „Ordnungen“ und „Richtlinien“ – eine geregelte und rechtsverbindliche Arbeit.
Das Regelwerk „Geschäftsordnung“ organisiert die Aufgabenverteilung einzelner Mitglieder des Präsidiums.
Die Geschäftsordnung bestimmt weiterhin, den Sitzungsrhythmus und die Pflicht zur Führung der Sitzungsprotokolle, in denen alle Entscheidungen und Beschlüsse festgehalten sind. Der Schatzmeister führt auf der Grundlage einer „Finanzordnung“ die Finanzen, den Haushalt und die Vermögensverwaltung. Er organisiert den Jahresabschluss und die Zuarbeit zum Finanzamt.

Für die Bewältigung der konkreten Aufgaben in der Karnevalssaison beruft das geschäftsführende Präsidium ein „Komitee“. Dessen Mitglieder haben spezielle Funktionen, wie z.B. Veranstaltungsabläufe, Programmgestaltung, Prinzenpaarbetreuung, Zug und Marketing.

Die Berufung der Komiteemitglieder endet mit der Saison.

Der Senat ist der Kreis der Förderer des Brauchtums in der Stadt. Es handelt sich um natürliche Personen, die den Brauchtumszweck ideell oder materiell in besonderer Weise unterstützen. Senatoren sind ordentliche Mitglieder des Vereins, sie werden öffentlich ernannt.

Die „Senatoren des Erfurter Karnevals“ wählen aus ihrer Mitte einen Senatspräsidenten und seinen Stellvertreter. Der Senatspräsident hat Sitz und Stimme in der Mitgliederversammlung.

Hervorragende Persönlichkeiten können zu „Ehrensenatoren“ berufen werden. Der „Senatscodex“ regelt das Innenverhältnis des Senats.